De vrije ruimte is in 2023 3% van de fiscale loonsom tot € 400.000. Na Prinsjesdag was al duidelijk dat er een kleine opslag naar 1,92% kwam, maar nu blijkt dat dit verder is verhoogd naar 3%.

Wat is de werkkostenregeling?

Via de werkkostenregeling (WKR) kun je personeel allerlei zaken onbelast vergoeden en verstrekken. Alle vergoedingen en verstrekkingen vallen onder één van de volgende categorieën:

• Vrije ruimte
• Intermediaire kosten
• Gerichte vrijstellingen
• Nihilwaarderingen

Vrije ruimte uitgelegd:

Binnen de vrije ruimte kun je onbelast vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen aan werknemers geven. Je betaalt geen loonheffingen als de totale vergoedingen de vrije ruimte in een jaar niet overstijgen. Je medewerker krijgt dus een “netto” vergoeding. Dat kan in geld uitgedrukt worden maar ook de waarde van goederen en diensten vallen hieronder.

• In 2023 is de vrije ruimte 3% van de loonsom tot € 400.000. Over de loonsom boven dit bedrag is de vrije ruimte 1,18%.
• Dit jaar (2022) is de vrije ruimte nog 1,7% van de loonsom tot € 400.000. In het Corona jaar is dit tijdelijk verhoogd geweest.

Pas op als je boven de 3% uitkomt, dan betaal je als werkgever 80% belasting over de overschrijding!

Pas wel op:

Mocht je overwegen om extra’s aan je personeel te geven omdat de vrije ruimte ruimer is, let dan wel goed op de gebruikelijkheidstoets.

De gebruikelijkheidstoets betekent dat een vergoeding of verstrekking niet meer dan 30% mag afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Over bedragen tot € 2.400 per werknemer per jaar doet de belastingdienst niet moeilijk. Dat kan dus beschouwd worden als “gebruikelijk” Het kan wel zo zijn dat bedragen daarboven gewoon worden geaccepteerd, maar zorg dan voor een deugdelijke onderbouwing. Een elektrische fiets is al gauw duurder dan €2.400 maar kan toch als gebruikelijk beschouwd worden als er een onderbouwing komt die hout snijdt. Bijvoorbeeld dat de medewerker daardoor een deel van de woon werk afstand per fiets gaat afleggen wat goed is voor de gezondheid van de medewerker en ten goede komt aan de CO2 footprint van de organisatie.