In december van dit jaar gaan nieuwe regels gelden. Wat betekenen die voor jou? Aanleiding om in Europa de regels mbt klokkenluiden in alle landen strakker te trekken en te uniformeren was het schokkende feit dat Europeanen in minder dan een vijfde van alle gevallen waarin zij een vermoeden van corruptie hadden ook bereid waren hun mond open te doen. Momenteel bestaat in slechts tien landen bescherming voor ‘klokkenluiders’, in acht landen helemaal geen bescherming, de rest soms. Dat gaat veranderen! Vandaag alvast 10 tips.

Basisgedachte:
Uitgangspunten voor de nieuwe richtlijn zijn het beter beschermen van melders en andere betrokkenen, alsmede het verplicht stellen van veilige meldkanalen om vermoedens van ‘misstanden’ te kunnen melden, waarbij vertrouwelijkheid voorop staat.

Per wanneer:
Voor organisaties met 250 of meer werknemers geldt als deadline: december 2021 (voor kleinere 2023).

Waar zou je nu rekening mee moeten houden:

1- Ga er van uit dat er komend jaar heel veel meer aandacht gaat komen voor ‘klokkenluiden’, voor vertrouwelijkheid en voor de eis van zorgvuldige bescherming van melders en andere betrokkenen. Belangrijkste aandachtspunt nu is dat jullie meldprocedure kort gezegd de vertrouwelijkheid van de identiteit van de melder moet kunnen garanderen. Hebben jullie de vertrouwelijkheid in jullie interne procedures en communicaties gewaarborgd, of is onduidelijk wie met wie over welke gevoelige onderwerpen kan of mag communiceren? Letterlijk stelt de richtlijn: de interne meldprocedure omvat “…kanalen voor het ontvangen van meldingen die door hun ontwerp, opzet en beheer op beveiligde wijze de vertrouwelijkheid van de identiteit van de melder…en derden…beschermen…”.

2- Zorgvuldige opvolging is vereist, en een vertrouwelijk register van alle meldingen moet worden bijgehouden. Zorg dus dat je nu gaat werken aan het verbeteren van jullie Onderzoeksprotocol en Handboek interne onderzoeken (lees hier mijn eerdere blog daarover, of klik hier voor informatie over mijn webinar over beide onderwerpen op dinsdagmiddag 8 december).  Wie heeft toegang tot de database met meldingen? Wie communiceert wanneer met de melder? Wie onderzoekt meldingen? Hebben jullie daartoe een protocol gepubliceerd?

3- Indien jullie medewerkers aanmoedigen om hun zorgen en vermoedens te bespreken met leidinggevenden, zijn die dan al getraind? Hebben zij een voorlichting of instructie ontvangen hoe zij daar het beste mee om kunnen gaan?

4- Hetzelfde geldt voor jullie vertrouwenspersonen: beperken zij hun taken tot ongewenste omgangsvormen of mogen medewerkers over alle onderwerpen uit jullie Gedragscode met hen spreken? Zijn zij daarin al getraind? Zijn anderen die in jullie meldprocedure worden vermeld om vermoedens in ontvangst te nemen al getraind (zoals HR, juristen e.d.)? Hebben zij een visualisatie ontvangen daarover (niet iedereen wil graag teksten lezen)?

5- Indien jullie nog steeds het vreselijke woord ‘klokkenluidersregeling’ gebruiken, denk dan nog eens driemaal goed na. Hoe leuk vinden medewerkers het om als klokkenluider te worden weggezet? Welke angstvisioenen roept dat woord op? Indien je echt een cultuur van openheid, bespreekbaar maken, leren van fouten, integriteit en respect wil bevorderen, gebruik dan een positiever woord als Meldregeling of SpeakUp procedure. Zelfs het Huis voor Klokkenluiders raadt inmiddels de term ‘klokkenluidersregeling’ af! (N.B. Indien jij echt ervan overtuigd bent dat je het woord ‘Klokkenluidersregeling’ of ‘klokkenluidersreglement’ MOET gebruiken, lees dan de laatste alinea van dit blog op mijn website: wellicht win jij een jaar lang gratis meedoen met al mijn webinars!).

6- Mijn belangrijkste tip: beperk jouw meldprocedure niet tot ‘misstanden van maatschappelijke aard’, maar creëer slechts één heldere, begrijpelijke, alles omvattende regeling om ELK vermoeden van een mogelijke overtreding van elk onderdeel van jullie Gedragscode via dezelfde procedure te laten melden.
Waarom?
Omdat je anders twee of misschien wel drie verschillende procedures nodig hebt: één voor ongewenste omgangsvormen op de werkvloer (discriminatie, intimidatie e.d.); één voor heel zware misstanden (majeure boekhoudfraude; omkoping; zoals in de wet Huis voor Klokkenluiders omschreven); en dan nóg eentje voor alle zaken daar tussenin. Denk daarbij aan belangenverstrengelingen en nevenactiviteiten. Denk aan tien euro stelen. Denk aan twee uren spelletjes spelen op de computer tijdens werktijd. Denk aan op slordige wijze vertrouwelijke informatie ‘delen’ op social media.

7- Elke melder krijgt meer bescherming, mits hij objectief gezien gegronde redenen had. Die bescherming geldt niet alleen voor eigen medewerkers maar ook voor inhuurkrachten, ZZP-ers, vrijwilligers, stagiairs, aandeelhouders, en zakenpartners. Collega’s en familieleden die een melder helpen worden straks ook beschermd. Gelukkig moeten zij in principe wel eerst de interne kanalen gebruiken, indien (1) de melding intern doeltreffend kan worden afgehandeld, en (2) de melder denkt dat er geen kans op represailles bestaat! Focus dus op het doeltreffend afhandelen; wees transparant dankzij een onderzoeksprotocol. Of ook anoniem mag worden gemeld, wordt overgelaten aan elke lidstaat.

8- Helaas ervaren veel organisaties nog te vaak represailles. In zeer recent onderzoek bleek dat al jaren het percentage medewerkers dat represailles heeft ervaren schommelt rond de 40%!
Indien medewerkers terecht angst hebben voor represailles, zijn zij eerder geneigd en gerechtigd om extern te melden (zonder daarvoor aansprakelijk gesteld te kunnen worden, zo stelt de nieuwe richtlijn). Geef komend jaar dus extra aandacht aan het verminderen en voorkomen van represailles middels voorlichting en training aan leidinggevenden!

9- Organisaties moeten potentiële melders in begrijpelijke, heldere taal uitleggen welke kanalen intern én extern open staan om een melding te doen.

10- Indien jij jullie meldprocedure moet aanpassen, zorg dan dat je de ondernemingsraad in een vroeg stadium betrekt en hun instemming tijdig ontvangt (art. 27, lid1 onder m).

Het is nog niet duidelijk hoe alle lidstaten de richtlijn exact gaan omzetten in nationale wetgeving. Het is evenmin helder, of de scope van de richtlijn erg beperkt blijft (denk aan majeure misstanden van maatschappelijke aard zoals onveilige producten, fraude bij aanbestedingen, privacy en gezondheidszaken e.d.). Of hoe organisaties exact met de nieuwe wet om moeten gaan.